Was KI im Schweizer Alltag konkret bewirkt

Carrosserie & Fahrzeugaufbereitung

Ausgangslage

Offerten, Werkstattaufträge und Schadenprotokolle liefen auf Papier, Fotos und Rapporte landeten verstreut, die Übergabe von Werkstatt an Büro war aufwändig.

Lösung

Eine massgeschneiderte Tablet-App für Büro und Werkstatt in einer Oberfläche mit getrennten Ansichten (helle Büro-, dunkle Werkstattansicht). Das Büro erstellt Offerten und Kundenaufträge, die Werkstatt ergänzt Rapport, Kilometerstand, Visum, Schadenskizze mit fünf Fahrzeugansichten sowie Vorher-/Nachher-Fotos. Alles fliesst automatisch als Position in die Buchhaltung (Bexio) und die Fotos in die Cloud-Ablage. Dazu ein Agent, der eingehende Anfragen per Mail automatisch klassifiziert und ablegt.

Ergebnis & Nutzen

Ein durchgängiger digitaler Auftragsprozess vom Kundenauftrag bis zur Rechnung – ohne Doppelerfassung, mit sauberer Foto- und Rapport-Dokumentation.

Eingesetzte Tools

Massgeschneiderte Web-/Tablet-AppMakeBexioOneDriveClaude

Kundenname (nach Freigabe): Noch nicht freigegeben

Treuhand- und Buchhaltungsbüro

Ausgangslage

Viel manuelle Belegverwaltung – Rechnungen scannen, benennen, ablegen und kontieren. Die Buchhaltung läuft über mehrere Systeme, die Zeiterfassung und Rapportierung ist aufwändig, und Routinekommunikation bindet Zeit, die für die Mandate fehlt.

Lösung

KI-gestützte Automatisierung des Büroalltags:

• Dokumentenautomatisierung: Belege werden eingescannt, die KI liest, benennt und legt sie strukturiert pro Rechnungssteller und Datum ab – inklusive einer Kontroll-Queue, die nur Ausnahmefälle zur manuellen Prüfung vorlegt.
• Buchhaltung: Offerten, Rechnungen und Buchungen werden direkt in Bexio vorbereitet; wiederkehrende Abgleiche (z. B. Währungskurse, Sammelbelastungen) übernimmt die KI.
• Zeiterfassung: Automatisierte Rapportierung in fixen Intervallen, sodass Arbeitszeiten vollständig und korrekt erfasst und besser fakturierbar werden.
• Kommunikation: Tägliches Mail-Briefing, Triage und Antwortentwürfe im eigenen Stil.
• Datenschutz: Business-Lizenzen mit europäischer Datenhaltung; die KI arbeitet granular berechtigt und legt nur Entwürfe an.

Ergebnis & Nutzen

Über zehn Stunden pro Woche weniger manuelle Belegverwaltung, dazu rund 30 Minuten pro Tag weniger Aufwand beim Rapportieren und dadurch vollständigere, besser fakturierbare Arbeitszeiten. Das Büro arbeitet digitaler, mit weniger Fehlern und mehr Zeit für die Mandate.

Eingesetzte Tools

ClaudeChatGPTMakeBexioOneDriveZeiterfassung (Clockodo)Notion-Wissensbasis

Kundenname (nach Freigabe): Noch nicht freigegeben

Autohaus / Markenvertretung

Laufendes Projekt

Ausgangslage

Ein Familienunternehmen mit Geschäftsleitung, Kundendienst, Verkauf, After Sales, Werkstatt und Administration. E-Mail-Flut in der Führung, manuelle Kontrolle der Zeiterfassung, Rechnungserfassung und Kontierung von Hand, verstreute Dokumente und ein Dokumenten-Management-System ohne offene Schnittstelle. Ziel ist nicht, Stellen zu ersetzen, sondern Fehler zu reduzieren und Zeit für die Kundschaft zu gewinnen.

Lösung

Ein ganzheitliches KI-Ökosystem, schrittweise aufgebaut:

• Zentraler Team-Workspace mit firmenspezifischem KI-Assistenten, verbunden mit Mail und Kalender; pro Schlüsselperson ein eigener, auf die Rolle zugeschnittener Assistent.
• Führungsassistenz für die Geschäftsleitung: tägliches Mail-Briefing, Antwortentwürfe im eigenen Schreibstil, Wochen- und Samstags-Digest offener Pendenzen, Vorbereitung von Verkaufs- und After-Sales-Sitzungen, Nachfassen offener Punkte.
• Administration und Finanzen: automatisierte Belegablage und -benennung, Kontierungs-Vorbereitung, Abgleich von Sammelbelastungen und Unterstützung bei der Zeiterfassung (Soll-Ist, Überzeit, Prämien).
• Kundendienst und Verkauf: Übernahme konkreter Zeitfresser, Offene-Posten-Liste vor Werkstattterminen, saisonale Angebote (z. B. Reifenwechsel), damit mehr Zeit für die Kundschaft bleibt.
• Firmenspezifische Skill-Bibliothek, aufgebaut aus strukturierten Interviews mit den Mitarbeitenden; einmal hinterlegtes Wissen ist in allen Projekten nutzbar.
• Klare Leitplanken und Datenschutz: Die KI analysiert und schlägt vor, sendet oder löscht nie selbstständig, jeder Entwurf wird freigegeben; europäische Datenhaltung über Business-Lizenzen.

Ergebnis & Nutzen

Ein über die ganze Firma wachsendes KI-Ökosystem, das Führung, Administration, Kundendienst und Verkauf entlastet. Die Geschäftsleitung gewinnt Überblick und Zeit zurück, die Dokumentenablage ist erstmals durchgängig sauber, und das Team wird befähigt, selbstständig mit KI zu arbeiten – statt von ihr abhängig zu sein.

Eingesetzte Tools

Claude Team-WorkspaceOutlook-/Microsoft-AnbindungMakeBexiofirmenspezifische Skill-BibliothekNotion-Wissensbasis

Kundenname (nach Freigabe): Noch nicht freigegeben

Premium-Konsumgüter mit Direktvertrieb und Mitgliederprogramm

Ausgangslage

Eine hochwertige Marke mit Direktverkauf, persönlicher Kundenbeziehung und einem exklusiven Mitgliederkreis. Gesucht war ein durchgängiger digitaler Verkaufskanal und eine entlastete, aber im Markenton konsistente Kundenkommunikation – ohne den persönlichen Charakter zu verlieren.

Lösung

Digitaler Sales Funnel mit KI-Kommunikation:

• Digitaler Verkaufskanal: Online-Shop mit durchgängigem Sales Funnel vom Erstkontakt bis zur Bestellung.
• Mitgliederbereich (Private Circle): Exklusiver Zugang zu limitierten Produkten, Vorzugskonditionen und Einladungen zu Tastings und Events, mit monatlichem oder jährlichem Abo.
• KI-Kommunikationsassistent: Beantwortet Kundenanfragen auf Basis einer gepflegten Wissensbasis im Markenton (persönlich, direkt, keine Floskeln) und leitet komplexe Fälle an den Inhaber weiter.
• Wissensbasis als Grundlage: Produkte, Herkunft, Ablauf und Tonalität sind zentral dokumentiert, damit die Antworten konsistent und markengerecht bleiben.

Ergebnis & Nutzen

Ein professioneller Verkaufs- und Mitgliederprozess mit wiederkehrendem Umsatz über das Abo-Modell und spürbar entlastete, konsistente Kundenkommunikation – der persönliche Stil der Marke bleibt erhalten, skaliert aber mit.

Eingesetzte Tools

Web-Shop / Sales FunnelMitglieder-/Membership-SystemKI-Kommunikationsassistentzentrale Wissensbasis

Kundenname (nach Freigabe): Noch nicht freigegeben